Llegó la hora de hacer cuentas, nunca mejor dicho. Ya sabéis que en La Perfecta Prometida cambiamos de temática cada mes (siempre dentro del mundo bodil). Este mes toca desglosar la boda paso a paso y el primer paso, está claro, es saber cuánto cuesta una boda.
@likeawisper_
Una de las primeras cosas que deben hacer las parejas cuando deciden casarse es definir el presupuesto que tienen para la boda y sin embargo es una de las cosas que más cuesta hacer por que al no ser profesionales no tienen que conocer los precios en el mercado. En La Perfecta Prometida os vamos a dar una guía rápida para que podáis haceros una idea de cuánto cuesta una boda.
El presupuesto puede ser flexible, si a pocos meses de la boda descubrís a un músico que os encanta y queréis contar con él en vuestra ceremonia podéis prescindir a lo mejor de ese súper coche en el que ibais a llegar. Todo es cuestión de prioridades. Eso sí, cuanto mejor definido quede todo desde el principio más fácil será organizar la boda (sobre todo si no contamos con wedding planner). Un consejo, aunque es normal que en las bodas los novios reciban dinero, a priori no deberíais contar con ese dinero como vuestro presupuesto inicial. Podéis llevaros sorpresas que os descuadren los gastos.
Normalmente los profesionales del sector solemos utilizar un excel (o similar) para calcular cuánto cuesta una boda. En esta hoja de cálculo se puede ver que los gastos iniciales se dividen en dos:
Gastos fijos y variables por personas.
Los fijos son los más fáciles de definir, como por ejemplo el precio del fotógrafo (en principio al fotógrafo le da igual que los invitados sean 80 que 200).
Con los variables es un poco más difícil de trabajar. La barra libre, por ejemplo, se estipula por horas y por personas, pero muchas fincas dejan abierta la oportunidad de pagar una hora extra si llegado el momento estáis demasiado a gusto con vuestros invitados y no os queréis ir.
En nuestro excel tenemos una página general, una dedicada a los invitados, otra a los proveedores y otra a las tareas que hay que ir recordando (como pagar la señal de dichos proveedores con x meses de adelanto). Así es fácil saber cuánto cuesta una boda y desglosar los gastos. Vamos por partes.
En la página general intentaremos definir bien el presupuesto inicial que tenemos para la boda. Se puede hacer una estimación y también es recomendable anotarse un máximo. Pase lo que pase, no superaré los… Sobre las distintas formas de financiar una boda y de dónde sacáis el dinero no voy a hablar pero preguntar a los proveedores si existe la posibilidad de pagar a plazos pues cada vez es más común.
Ya habéis hecho lo más difícil, os habéis sentado a hablar (solos o con vuestras familias) y habéis estimado un presupuesto x, bien. Ahora toca hacer lo mismo con el número de invitados. Lo sé, son dos cosas muy cargantes, mi consejo es que os lo toméis con filosofía, pero es imprescindible para definir bien los gastos saber el número de invitados porque es donde está el gasto principal.
Imagen de: Álvaro Sancha.
Precio por menú y por persona.
Es lo primero de todo para saber cuánto cuesta una boda. Dependiendo del menú que os ofrezca el catering (finca, hotel, villa o similar) y del número de personas que venga a la boda, tendréis más o menos presupuesto para el resto de las cosas. Muchas fincas incluyen 2 horas de barra libre o tres en el presupuesto, otras ofrecen una recena, hay que leerse bien la letra pequeña porque algunas fincas tienen precio por alquiler y otras además cobran un plus si no se supera cierto número de invitados. Preguntad siempre si hacen descuentos por casarse en viernes o en domingo y por supuesto, en temporada baja.
Pero, ¿cuánto cuesta una boda?
Otro de los precios variables son el número de autobuses (que dependen también del número de invitados) y el mobiliario (que no siempre tendrá la finca y habrá que alquilarlo). Sea cual sea el número de invitados que tengáis en mente, sabed que siempre se cae gente. Esto es algo que sabemos todos los que nos dedicamos a los eventos en general, al menos un 10% de vuestros invitados fallarán en la última semana e incluso en el mismo día de la boda.
Todo lo demás, decoración, carpa, luces, DJ, noche de hotel, vestido de novia, flores, etcétera, forma parte de los gastos fijos. A partir de ahora es mucho más sencillo, podéis relajaros. Conviene tener una lista con todos los proveedores que participan en la boda (si no tenéis wedding planner coordinando, claro) así como sus números de teléfono y también emails de contacto. Guardad esa lista a buen recaudo, el día de la boda habrá mucho lío y querréis saber exactamente quién tiene que hacer qué y hasta qué hora está contratado.
¿Con cuánto tiempo de antelación?
Lo ideal es que la finca y el fotógrafo lo contratéis al menos un año antes (por disponibilidad) y justo después empecéis a buscar el vestido de novia. Hasta 9 meses antes de la boda todavía podéis estar con el tema vestido, pasado ese tiempo vais mal. Pensad que no sólo se trata de encontrar vuestro vestido ideal, sino que al vestido habrá que hacerle una serie de ajustes que requieren un tiempo, sobre todo si es un vestido único de un pequeño atelier. Para estas cosas está nuestra lista de tareas: con cuánto tiempo he de buscar qué. En la lista de tareas tendremos programadas las cosas que necesitamos haber cerrado antes de la boda mes por mes (y el último mes casi que día a día). Además en la lista de tareas nos incluiremos cuándo hay que hacer el siguiente pago al proveedor.
Imagen de: La Perfecta Prometida.
Después de haber pagado al catering nuestro presupuesto inicial se habrá reducido drásticamente a menos de la mitad (en muchos casos el catering y la finca se llevan el 80% de nuestro presupuesto total para la boda), por lo que, con el resto de cosas, deberemos jugar un poquito. Por eso es útil tener un excel con fórmulas básicas programadas… si subo un poquito el presupuesto que tenía pensado para el fotógrafo (porque el trabajo de este fotógrafo en concreto me ha encantado y quiero que sea él sí o sí) se lo tendré que quitar a las flores o al DJ. Y así hasta que todo encaje como en el Tetris, pero con números.
Sé lo que estás pensando, sigo sin saber cuánto cuesta una boda, pero ahora sabes dónde están los gastos más grandes y cómo gestionar el presupuesto. Ya sabes que todo dependerá del catering y del número de invitados. Todo esto puede parecer más o menos complicado pero recordad siempre que, como todo en esta vida, cuánto antes empecéis, más fácil os será. Tened un presupuesto claro os evitará perder dinero en tonterías, además del estado de tranquilidad que ganaréis.
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Como socio de La Perfecta Prometida divido mi tiempo entre la empresa y el mar. Como oficial de la marina estoy acostumbrado a la gestión, a llevar equipos integrados por personas de distintas nacionalidades y a la multifunción. Todo muy útil cuando se trata de levantar una empresa tan completa como es La Perfecta Prometida!!