El Wedding Planner

Hoy me encantaría contaros un poquito más acerca de la figura del Wedding Planner, uno de los proveedores más importantes de la organización de tu boda. Para ello me gustaría explicaros en qué consiste nuestro trabajo, ya que de manera errónea, muchos confunden la figura del Wedding Planner con la del Wedding Designer y me parece interesante que conozcáis la diferencia.

¿Qué es un Wedding Planner?

Un Wedding Planner es un organizador profesional de eventos especializado en un tipo de evento concreto: las bodas.

No olvidemos que aunque nuestra boda sea un evento privado y de carácter particular, no deja de ser un evento que, como uno de empresa, requiere que se le dedique tiempo y que realicen una serie de tareas para garantizar la excelencia de la prestación del servicio.

¿Qué hace un Wedding Planner?

La traducción literal del nombre de nuestra profesión es «el que planea la boda».

Nuestra función principal es ayudaros a planear el evento. Debemos ser capaces de plasmar en un proyecto todas las ideas que nos lanzáis. En ocasiones tenéis muy claro lo que queréis, pero en otras no. Si ese es tu caso y no tienes idea de lo que quieres, no te preocupes, estamos aquí para ayudarte. Muchas veces trabajar sobre lo que sabéis que no queréis es la clave.

Bien, ya sabemos qué queremos. Ahora vamos a por el cómo lo hacemos.

Empezamos por el principio, organizando el trabajo.

Yo siempre preparo un calendario de tareas personalizado a mis parejas. Para ello tengo en cuenta:

La fecha en la que empezamos a trabajar
Cuánto falta para la boda
Las tareas a realizar para conseguir reproducir la imagen que tienen en la mente

Esta imagen la habremos previamente trabajado juntos en nuestras reuniones, de manera que puedan organizarse mentalmente y relajarse un poco.

Sí, tenemos que hacer muchas cosas. No, no tenemos que hacerlas todas a la vez.

La mayoría de las parejas llegan a nosotros sin saber por dónde empezar. Tranquilos, no sois los únicos y es perfectamente normal.

Uno no se casa todos los días.

¿Cuál es la buena noticia? Que nosotros, los Wedding Planner, sí que estamos organizando una boda todos los días y precisamente la experiencia es uno de los valores añadidos que os podemos aportar.

Bien, llegados a este punto sabemos lo que queremos y cómo lo vamos a hacer. Así que ¡manos a la obra!

Durante este proceso vamos a ir incorporando a todos los participantes que vais a necesitar.

El servicio de búsqueda de proveedores es fundamental, por una parte tu Wedding Planner tendrá proveedores de confianza (lo cual debe aportaros tranquilidad, ya que confía en la calidad de su servicio), por otro lado, pensad que vosotros como novios seréis un cliente más para un proveedor pero a tu Wedding Planner la pueden fidelizar. Esto se traduce en precios ajustados para vosotros, trato VIP o preferente, etc. con los proveedores.

¡Aprovechaos de nosotros!

Esto está bastante bien pero mi opinión es que una de las mejores cosas que os aporta el servicio de búsqueda de proveedores es el ahorro en tiempo y esfuerzo.

En lugar de estar buceando entre cientos y cientos de proveedores tu Wedding Planner hará ese trabajo de investigación por ti y te presentará una propuesta acorde a tu gusto y presupuesto. ¿No te parece mucho más fácil?

Y así, de repente, llega el día de la boda. El tiempo vuela cuando lo estamos pasando bien. Y es que uno de nuestros objetivos principales es que seáis capaces de disfrutar de todo el proceso de organización de la boda. Sí, los preparativos también.

Es aquí donde tenemos que trasladar a la realidad todo lo que llevamos planeando en los últimos meses: la coordinación del día B.

El servicio de coordinación del día de tu boda es fundamental para que, tanto vosotros como vuestra familia, estéis centrados en disfrutar del día.

Ese día, tu Wedding Planner se vuelve invisible, y de alguna manera hace que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer, cuándo y cómo para que todo salga según lo planeado. Además se encarga de coordinar a los invitados. En una boda no sólo tenemos que tener en cuenta a los profesionales, sino a la gente que hemos invitado a nuestra boda. Estar pendiente de ellos y asistirles en todo momento marcará la diferencia.

Un Wedding Planner es como un director de orquesta al que nadie ve, pero que es el responsable de la armonía.

En Vámonos de Bodorrio el servicio no acaba con el comienzo de la barra libre, sino que la última que se va de la boda soy yo. Para mí es muy importante asegurarme de que no existen imprevistos durante la fiesta que nos dejen un mal sabor de boca tras una boda perfecta. Tened en cuenta que lo habitual es que los responsables de cada departamento se marchen en este momento de la celebración y no suele quedar un responsable durante el baile.

Wedding Planner vs Wedding Designer

Cómo os he comentado, solemos confundir a estas dos figuras. Muchas Wedding Planner ofrecen servicio de decoración, pero no es indispensable que todas seamos decoradoras.

Nuestra labor primordial es gestionar proveedores durante el proceso inicial y el día de la boda estar coordinando el servicio.

Tu Wedding Planner se encargará de ofrecerte al proveedor de decoración que se ajuste a tus gustos y a tu presupuesto, pero eso no quiere decir que tenga necesariamente que hacer la decoración personalmente.

Nos encargamos de revisar y coordinar que el decorador está haciendo correctamente su trabajo según lo contratado, pero también de revisar seating plans, y menús, hacemos equipo con el maitre y con el técnico de sonido.

¿Con qué antelación debo contratar a mi Wedding Planner?

La respuesta, sin duda, es lo antes posible. Así podemos hacer el calendario de tareas y empezar a asesoraros en cuanto a trámites y comenzar con la búsqueda del espacio, que es una de las tareas que más tiempo lleva.

La mayoría de las parejas comienzan con un año de antelación, no obstante a veces nos encontramos con novios muy previsores que están a dos años vista y otros muy espontáneos que nos dan cinco meses para hacerlo.

¡No hay nada imposible!

Cuando tienes una persona dedicada 100% a ayudarte a prepararlo todo es más sencillo.